🧰【創新育成快訊 Vol. 004】 ChatGPT 實用行政提問模板包（辦公室日常萬用版）

撰文李興旺 / 長庚科技大學

本文以學校行政人員角度出發綜整。

🎯 用途：讓 ChatGPT 清楚知道你「要什麼」
📝 模板：

請幫我撰寫一則 公告文字，主題是「113年度國際計畫申請開放」，對象是本校老師。語氣要正式、有提醒感，字數控制在 200 字以內，結尾附上承辦單位與聯絡資訊。

幫我把以下資料整理成一份 行政會議簡報（PowerPoint），共 6 頁，風格活潑但不失專業，主色為深藍與米白，重點放在「經費執行進度」與「外部補助計畫成果摘要」。

🎯 用途：希望 ChatGPT 模仿你原本寫得還不錯的格式或語氣
📝 模板：

以下是我之前寫的活動回顧稿，請參考這種溫暖活潑又帶點詩意的風格，幫我撰寫一篇新的活動回顧，主題是「長庚科大參與銀髮產業博覽會」：
【範例】
那天，陽光斜照在展場的走道上，人群緩緩移動，我們的攤位像是一口熱湯，溫柔地召喚著路過的人們……

🎯 用途：處理複雜事務、跨部門協調、流程設計時
📝 模板：

請幫我一步步分析，如何在部門內建立「跨單位專案提案審查制度」。請先列出制度建立的5個步驟、每個步驟可能遇到的阻礙、與可行解法，最後提供我一份制度草案的範例架構。

我需要擬定一份「與外校簽訂合作備忘錄（MoU）」的行政流程圖，請依照申請、審查、簽署、歸檔等階段，逐步幫我拆解流程與所需表單或單位。

🎯 用途：希望 AI 以特定身分或專業角度給出回覆
📝 模板：

請你以「學校資深行政人員」的角色，幫我擬一封給教職員的提醒信，主題是「10/15 前完成線上教學平台帳號驗證」，語氣要中肯、協助導向，結尾附上聯絡窗口。

請你扮演「國際處專案經理」，幫我彙整一份簡潔的「國際訪團接待SOP」內部手冊，語氣正式但友善，格式適合新人上手閱讀。

🎯 用途：處理有風險或非AI熟悉的事務，避免亂猜
📝 模板：

請針對「大陸地區學位認證程序」做資料彙整，若 ChatGPT 不確定某些資訊，請說明你不知道，並附上可能的搜尋建議或建議查詢單位。

以下是即將申請的補助案內容，請協助檢查是否符合教育部近三年政策方向，若不確定某些細節是否為最新版本，請提出並註明「建議人工確認」。

🌿 小提醒：AI 是幫手，不是萬能

善用 AI 的力量，但我們還是最後那位負責任的決策者與詮釋者。透過與 AI 多一點對話，它會更像一位能幹的小助理──只是偶爾健忘、需要你多提醒幾句。