🧳【創新育成快訊 Vol. 005】《AI秘書工具包》Vol.1

 撰文 李興旺 / 整理 CHATGPT 

📍適用對象：學校行政單位同仁、新人訓練、計畫助理
📍工具特色：可複製使用的 ChatGPT 提問模板＋應用場景＋語氣建議
📍基調風格：溫暖、自然、精準、好複製

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📌 一、日常行政作業支援

1️⃣ 公告通知寫作

請幫我撰寫一則公告，主題為「114學年度境外生校內申請截止通知」，對象是境外生，語氣中性、具提醒感，字數約200字，包含截止日與承辦單位聯絡方式。

2️⃣ 開會通知

請幫我撰寫一封會議通知信，主題為「114年第二次行政會議」，會議時間為10月15日（五）上午10:00，地點在第一會議室，出席對象為各處室主管。語氣正式，結尾提醒回覆是否出席。

3️⃣ 請示簽辦草稿

請幫我擬一份對上級長官的簽陳草稿，主旨為「申請出席112年度大學國際化成果觀摩會議」，請以正式簽文語氣撰寫，包含：緣由、辦理情形、申請核示事項。

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📌 二、活動企劃與對外溝通

4️⃣ 活動介紹文案

請幫我撰寫一則活動宣傳稿，主題為「長庚科大參與2025銀髮產業博覽會」，語氣溫暖有畫面感，字數控制在400字內，適合發布於網站與社群平台。

5️⃣ 英文活動邀請信

Please help me write a formal English invitation email to the President of the University of Nizwa, inviting him to visit our university from April 21 to April 24, 2025. The tone should be respectful and professional, with clear details about accommodation, itinerary, and transportation arrangement.

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📌 三、資料整理與製表

6️⃣ 計畫進度簡報內容產出

根據以下資料，請幫我整理成一份6頁PowerPoint簡報提綱，包含計畫背景、執行成果、預期效益、經費執行情形等重點，風格專業清晰，適合在主管會議報告使用。

7️⃣ 活動報名統計摘要

以下是本次活動的報名表（含姓名、單位、餐食選擇），請幫我統整成一份摘要報告，列出總人數、參與單位、素食與葷食人數比例，並以清單方式顯示缺填資訊名單。

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📌 四、跨部門協作與 SOP 制定

8️⃣ SOP 撰寫草稿

請協助我撰寫一份「國際訪賓接待流程SOP」，依流程分為：申請→審查→簽核→行程安排→回饋紀錄五大步驟，並對每步驟簡要說明作業內容與負責單位。

9️⃣ 制度研擬建議書

我們單位想建立「學生實習成果展示制度」，請幫我針對制度設計提出一頁式簡報內容，包含制度目的、對象、操作方式、可預期效益、配套建議。

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📌 五、危機處理與創意應變

🔟 緊急應變公告

請幫我撰寫一則突發狀況通報，主題為「因颱風影響，明日停班停課」，對象為全校師生，語氣需簡明、清楚、帶有安撫意味，字數不超過200字。

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🔄 附錄：AI使用建議提醒

情境類型	建議語氣	是否提供範例
給師生的公告	正式＋關懷	✅ 建議提供內容架構
對上級簽陳	精煉＋有邏輯	❌ 不建議冗長例句
給廠商或外賓	專業＋尊重	✅ 最好有參考信件語氣
活動推廣用文案	活潑＋溫暖	✅ 可貼過去活動回顧當範例

參考來源：Anthropic 公開 AI 使用指南：5 大提問技巧讓 AI 更好用|經理人